La parte operativa del PPI, aunque no lo parezca, es más complicada que la analítica. Muchos proyectos e iniciativas empresariales fracasan en la fase de ejecución.

Existen múltiples programas y aplicaciones para gestionar proyectos que son de gran ayuda, pero quizás no necesarios en nuestro caso. Para planificar la ejecución del PPI debemos realizar un buen cronograma.

Cronograma: lista de todos los elementos terminales de un proyecto con sus fechas previstas de comienzo y final (Wikipedia).

Cronograma

Una vez definidos los objetivos finales y parciales, toca pensar cómo los alcanzaremos, qué acciones haremos para conseguirlos. Esta lista de trabajos, por si sola, ya nos aportará mucha información, sobre todo la envergadura del proyecto que tenemos entre manos y los recursos que necesitaremos; pero no nos podemos quedar aquí, una lista de tareas sin ningún tipo de orden provocará grandes ineficiencias.

El siguiente paso es ordenar las tareas por orden temporal de ejecución, por ejemplo: primero traduciremos el catálogo y la web al alemán y después visitaremos el país germánico.

El cronograma debe contener varias informaciones:

  • Descripción de la tarea.
  • Fecha de inicio.
  • Fecha de finalización.
  • Responsable de la tarea.

Si lo deseamos, también podríamos incluir el objetivo fijado para cada tarea o informaciones complementarias que consideremos oportunas.

Lo que no debemos olvidar nunca, es incluir en el cronograma el control o verificación de los objetivos parciales, éstos nos permitirán saber si el plan trazado está dando los resultados esperados, y por lo tanto nos acerca al objetivo final. Si no es así, deberemos redefinir el plan de acción para alinearnos con los objetivos.

Como decíamos hay programas especializados en este tipo de trabajos, yo nunca los he usado, con una simple hoja de cálculo es suficiente. Las tareas ordenadas verticalmente por orden temporal y la información de cada tarea en columnas contiguas. Éste método nos permitirá organizar nuestros recursos y a la vez conocer las tareas clave que condicionan la evolución del proyecto.

Mi experiencia me dice que, realizar todas las fases del PPI sin terminar con el cronograma, incrementa mucho las posibilidades de fracaso. Todas las empresas tienen los recursos personales con grandes cargas de trabajo, nadie dispone de tiempo libre. Si no planificamos las acciones, el día a día y la vorágine en la que estamos todos inmersos harán que las tareas del PPI queden relegadas a un segundo plano y terminen por no realizarse.

Neuronas + kilómetros = ventas