Finalmente ya tenemos diseñado nuestro Plan de Promoción Internacional, solamente nos falta un pequeño pero importante detalle.

Hasta ahora hemos analizado nuestra empresa y después el mercado, el cliente y la competencia. Hemos fijado unos objetivos parciales y finales, y por último diseñado un cronograma que organiza y prioriza las acciones a realizar para lograr nuestros objetivos.

Pero antes de iniciar la ejecución del PPI, debemos acordar un sistema de control que permita verificar que avanzamos en la dirección correcta. Es necesario acordar unos ratios, unos KPI (Key Performance Indicator) y un calendario de verificación que nos proporcione la información para tomar las decisiones necesarias.

KPI

No existe una lista de KPI establecida para los PPI, cada empresa debe decidir cuáles son los más apropiados según su plan de acción y la idiosincrasia de su organización.

Lo importante es que los indicadores elegidos nos sirvan para hacer un seguimiento de todas las fases del PPI, no solamente los resultados finales. Veamos unos cuantos ejemplos y para qué nos servirían:

  • % de tiempo dedicado a exportación por parte de los comerciales.
    • Muchas veces la introducción de nuevas tareas es complicada porque el día a día de los trabajadores hace que no se les dedique el tiempo necesario. Este es el primer obstáculo para implementar el PPI.
  • Nº de contactos incluidos en la BBDD.
    • La falta de contactos detectados puede tener dos causas: el poco tiempo dedicado o un error en la definición del perfil o canal. Podemos haber definido un perfil que no exista en el mercado.
  • Nº de e-mails de presentación mandados.
    • Mide la actividad del comercial.
  • Ratio de respuesta de e-mails (respuestas/e-mails mandados)
    • Este ratio incide sobre el interés que genera nuestra propuesta. La falta de respuesta puede ser debido a varios motivos, no únicamente a una oferta no atractiva. También puede motivarse por una comunicación inadecuada o enviada a la persona equivocada.
  • Nº de llamadas realizadas.
    • De nuevo mide el trabajo realizado por el comercial en una fase más avanzada del PPI.
  • Ratio de acierto (nº empresas interesadas/nº empresas contactadas)
    • El ratio mide el grado de interés de nuestra propuesta. Nuevamente puede indicar una propuesta inadecuada o un perfil mal definido.
  • Nº de visitas realizadas por país / sector / …
    • Este ratio nos serviría para analizar la habilidad del comercial para captar el interés de la empresa i generar visitas.
  • Nº de ofertas realizadas por país / sector / …
    • Mide la actividad del departamento comercial.
  • Ratio de conversión (nº de operaciones cerradas/nº ofertas realizadas)
    • Puede servir para detectar varios problemas: capacidad del comercial en cerrar pedidos, condiciones de las ofertas no adaptas al mercado, precios no adecuados a la demanda, etc.,…
  • Volumen de ventas realizadas (total €)
    • ¿Estamos generando las ventas esperadas y suficientes para compensar los esfuerzos realizados?
  • Nº de ventas realizadas
    • Otra visión del KPI anterior.
  • Volumen de ventas/nº de ventas
    • Nos indica el tamaño medio de las operaciones realizadas en exportación. Por sí solo nos aporta poca información, lo interesante es compararlo con el mismo dato de las ventas nacionales o de otros mercados.

Estos son algunos ejemplos, pero se pueden definir muchos indicadores más, pero lo realmente importante es:

  • Realizar un control periódico de la evolución de los indicadores, una foto fija no sirve para analizar, lo importante es su evolución.
  • Si analizamos pero no reaccionamos a los malos resultados ajustando el plan de acción, el control no sirve de nada.
  • Es muy importante encontrar un equilibrio, un exceso de control y papeleo es contraproducente y desmotivador.

Cada empresa debe, teniendo en cuenta su mercado y su organización, planificar su propio plan de control y reajuste del PPI, no hay estándares aplicables a todas las organizaciones.

Ya hemos finalizado nuestro PPI, ahora solo falta que empecemos a trabajar para conseguir que la exportación represente, como mínimo el 50 % de nuestras ventas, y que este 50 % esté repartido en unos cuantos países. Facturar solamente en 2 mercados no nos protegerá de futuras crisis, especialmente si ambos mercado están muy unidos (España – Portugal – Francia – Italia o Alemania).

Neuronas + kilómetros = ventas